Ведение кассовой книги

Рассмотрим два варианта заполнения кассовой книги. 

Первый вариант – это вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице. Отчет кассира может быть оформлен при этом двумя способами. 

1) Отчетом кассира – это следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц помечается одинаковыми номерами. Между двумя листами распологается копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. 

2) Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название "Отчет кассира за "______" ______г.". Записи на чистом листе осуществляются через копирку. По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге. Второй вариант – это горизонтальное расположение страниц

Кассовая книгаКаждая страница кассовой книги состоит при этом из двух одинаковых частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляр лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части. 

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые - должны быть отрывными так как они служат отчетом кассира и до конца операций в течении дня не отрываются. 

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы. 

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами. 

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. 

ВНИМАНИЕ! Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке (см. лимит остатка кассы). 

Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной. 

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением. 

Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели. 

Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии. 

В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике. 

В методике необходимо предусмотреть:

  1. Коды или индексы всех подразделений организации
  2. Порядок нумерации кассовых документов
  3. Способ ведения кассовой книги
  4. Периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.